وبسایت شخصی عادله قدسی زاده

احتمالا برای شما هم پیش آمده که متنی را به صورت فایل ورد برای دیگران بفرستید تا بررسی کنند. یک سناریوی احتمالی این است که شما در پاسخ فایل جدیدی با تغییرات دریافت کنید. در این صورت احتمالا باید با ذره بین دنبال تغییرات بگردید، اگر فایل چند هزار کلمه‌ای داشته باشید هم ممکن است عطای شناسایی تغییرات را به لقایش ببخشید و اصلا سراغش هم نروید. 

در کارهای مرتبط با بازاریابی محتوایی، زیاد پیش می‌آید که فایل‌های متنی را برای دیگران بفرستیم یا دریافت کنیم تا تغییراتی در آن انجام شود. چند سال پیش با دو قابلیت در نرم‌افزار word آشنا شدم که در چنین شرایطی مثل چوب جادو به کمکم آمده تا بفهمم فایل چه تغییری کرده. البته این روزها که دیگر کاغذ تقریبا حذف شده، در هر حرفه‌ای احتمالا این شرایط زیاد پیش می‌آید و این دو ویژگی کاربردی کمک می‌کنند که کارها با سرعت و آسانی بیشتری پیش بروند.

مشاهده‌ی تغییرات دو نسخه‌‌ در ورد

گاهی فایلی دریافت می‌کنید که می‌خواهید تفاوت آن را با نسخه‌ی دیگری بررسی کنید یا ببینید چه تغییراتی کرده.

برای این کار از بخش review، گزینه‌ی compare documents را می‌زنیم.

فایل اولیه (original document) و فایل جدید را وارد می‌کنیم و دکمه‌ی compare را می‌فشاریم.

بعد به چشم بر هم زدنی نرم‌افزار word دو نسخه را با هم مقایسه می‌کند و مشابه تصویر زیر نتیجه را در مقابل چشمان ما به نمایش می‌گذارد.

اگر هم متنی هست که می‌خواهید آن را ویرایش کنید با بخش‌هایی از آن را تغییر دهید، با استفاده از امکان track change در word می‌توانید کاری کنید تا دیگران هم به راحتی متوجه تغییرات شوند. 

برای اینکه تغییرات قابل شناسایی باشند، از بخش review گزینه‌‌ی track changes را انتخاب کنید.

بعد از آن هر تغییر خرد و کلانی را می‌توانید در فایل ببینید یا نکته‌ای در مورد آن به صورت کامنت ثبت کنید. بعد از اینکه از تغییرات فایل راضی شدید، می‌توانید فایل را بفرستید و هر کسی هم که فایل را باز کند به سادگی می‌فهمد که چه تغییراتی در فایل انجام شده و حتی یک نیم‌فاصله هم از چشم پنهان نمی‌ماند.

هر تغییر را می‌توانید بپذیرید یا رد کنید. اگر هم فایل را بررسی کردید و تمام تغییرات پذیرفتنی بودند، می‌توانید گزینه‌ی Accept all changes and stop tracking را بزنید تا در یک آن نرم‌افزار word زحمت پذیرش تمام تغییرات را بکشد.

این برای شرایطی خوب است که شما می‌خواهید تغییراتی را به دیگران نشان دهید. 

این دو امکان نرم‌افزار ورد برای من بسیار پرکاربرد هستند و هر بار از آنها استفاده می‌کنم مثل دفعه‌ی اول خوشحال می‌شوم از اینکه چقدر کار را برای من سریع می‌کنند.